Bei der Beobachtung des eigenen Zeitmanagements sind folgende Kategorien zu prüfen - und wenn nötig Lösungen zu finden:

1. Der persönliche Arbeitsstil
Wie übersichtlich legt man Projekte und Unterlagen ab? Hat man sofortigen Zugriff auf plötzlich Benötigtes? Wie werden die täglichen Notizen verwaltet? Wie bereitet man sich generell auf den Arbeitstag vor?

2. Persönliche Schwachstellen
Wie steht es mit den eigenen Charaktermerkmalen - etwa Geduld, Disziplin, Ordnungssinn etc.? Wo sind die Defizite? Welche Ziele setzt man, um hier an sich selbst zu arbeiten?

3. Zusammenarbeit im Betrieb
Wo liegen objektive Schwachstellen - etwa bei unklaren Verantwortlichkeiten, bei fehlender Koordination zwischen Kollegen, bei schwerfälligen Entscheidungsroutinen?

4. Zeitplanung
Plant man seine Zeit im voraus oder lässt man die Dinge einfach an sich herankommen? Ein Zeitplan kann etwa folgende Elemente enthalten:
- Liste aller geplanten Aktivitäten
- Einschätzung der benötigten Dauer für diese Vorhaben
- Einplanen von Zeitpolstern für Pausen, Eventualitäten, Störungen
- Priorisierung: Was ist wichtig und muss an diesem Tag unbedingt erreicht werden? (Achtung: Was dringend ist, muss deshalb noch nicht wichtig sein!)

5. Störungen
Welche Störfaktoren beeinflussen die eigene Arbeit - etwa Kollegen, technische Pannen, eigene Wissenslücken im Umgang mit Technologie oder Aufgaben, die man für Kollegen übernimmt?

6. Das Arbeitsumfeld
Einerseits die räumliche Umgebung: Ist die Anordnung der Möbel und Arbeitsgeräte hilfreich oder unübersichtlich? Ist die Beleuchtung, die Höheneinstellung, die Lage im Raum (z.B. Bildschirm und Fenster) gut gewählt? Gibt es störende Faktoren, etwa hässliche Bilder oder eine unangenehm riechende Pflanze?

Andererseits gehört hier auch das soziale Umfeld dazu: Wie ist das Arbeitsklima? Befinden sich alle Kollegen in einem Konkurrenzkampf? Ist man kooperativ? Oder dominieren private Freundschaften, sodass die effiziente Arbeit zu kurz kommt?

7. Wartezeiten
Wo kommt es im Alltag zu ungenützten Stehzeiten - etwa Warten, bis eine Besprechung endlich beginnt; blockierter Zugang zu Geräten; tägliche Parkplatzsuche rund um den Firmensitz?

8. Zeiträuber
Welche alltäglichen und unnötigen Aktivitäten rauben mir Zeit?
(siehe nächste Seite!)